档案的定义

档案的定义

　　档案是认识和把握事物发展规律的钥匙，档案工作是维护历史真实面貌的重要事业。档案把往复不断的现象真实地记录下来，使瞬间变成永恒，成为人们进行反复观察和研究历史现象、准确寻找事物发展规律的可靠依据。下面小编为您带来档案的定义！

　　档案的定义

　　档案，是指过去和此刻的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、技术、文化、宗教等活动直接构成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不一样形式的历史纪录。

　　《中华人民共和国档案法》第二条规定，“本法所称的档案，是指过去和此刻的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、技术、文化、宗教等活动直接构成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不一样形式的历史纪录。”其特点有：档案是直接构成与社会实践活动的原始的记录；档案是由文件有条件地转化来的；档案来源广泛，资料丰富，形式多样。档案的种类分为三大类：有文书档案、科技档案和专门档案。

　　档案的定义及其涵义

　　列宁:“定义可能有许多，因为对象有许多方面。”

　　下定义最常用的方法是：“属”加“种差”。采用这种方法，能够给档案下一个定义：

　　档案是机关、组织和个人在社会活动中构成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。

　　也可简便表述为：档案是人们在社会活动中构成的保存起来以备查考的文件。

　　除了这种表述外，还能够表述为：国家机构、社会组织和个人在社会活动中构成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。

　　为了简便起见，也可表述为：原始的历史记录。

　　另外再介绍《档案法》上的定义。

　　《中华人民共和国档案法》于1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议修正。

　　第一章“总则”第二条“本法所称的档案，是指过去和此刻的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接构成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不一样形式的历史记录。”

　　这几种定义，在基本思想上是相同的，只但是表述方法不一样而已。第一种定义是把“文件”作档案所属，第二种定义是把“原始记录”(历史记录)作为档案的所属，这个原始记录指的就是国内外常用的较为广义的文件。所谓广义的文件，它不仅仅指常规的机关文书，也包括技术文件、文艺手稿以及其它各种文件材料。

　　一、档案来源

　　从构成者看来源，有三类：机构、组织、个人。

　　中国大陆以前不承认个人拥有档案合法性，不重视个人档案，因此许多个人保存的档案，没有集中到一个档案馆保管，相应地削弱了有些档案的利用价值。而国外有些国家则不一样，一些档案管理机构承认个人拥有档案，并鼓励个人把档案存入管理机构，而管理机构只起一种代为保管的作用。但是1996年公布的《中华人民共和国档案法》规定档案有三种所有形式：国家所有、群众所有、个人所有。

　　二、档案构成

　　档案是由文书转化而来的。转化条件有三：

　　（一）办理完毕的文件才能成为档案

　　所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序，不能理解为一切文件都要把文件中所说的事情全部办完，才算办理完毕。状况有以下三种：

　　1、文件资料要求立刻办理完毕，并且已经办理完毕。

　　2、文件资料要求长期执行（办理），但只要完成了文书处理程序也算一种，如国家的法律、条约、契约、合同、经济远景规划等，只要经过签收、传阅、研究讨论和贯彻执行也算办理完毕。

　　3、不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办理完毕

　　从这个角度来看，能够说“文件是档案的前身，档案是文件的归宿”。

　　（二）具有必须查考利用价值的文件，才能成为档案。

　　从这个角度来看，能够说“文件是档案的基础，档案是文件的精华”。

　　（三）按照必须的规律保存起来的文件，才能最后成为档案

　　从这个角度来看，能够说“文件是档案的因素，档案是文件的组合。”

　　三、档案的形式：

　　档案信息的记注方式很多，载体也多种多样。

　　从档案的载体上来看，有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。

　　表达方式基本有三种：文字、图像、声音；

　　从记录方法来看，有手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。

　　从文件名称上看，古代有诏、诰、题本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈。现代有计划、报告、请示、批复、会议记录等。

　　从类型上说，有文书档案、科技档案、专门档案。

　　四、档案资料：

　　档案资料反映了人们各种社会活动，即档案资料上的特征是：

　　1、十分丰富，无所不包

　　一个国家的全部档案记载着国家的诞生和发展，政治、经济、军事、文化等各种各样的资料；一个机关的档案记载着机关开展工作和生产活动的信息。从古到今的档案，数量浩如烟海，上至天文、下至地理、中至人事，无所不包。

　　2、原始性

　　档案是历史的原始记录，或说是原始的历史记录，这是档案的本质属性。

　　档案不是人们有意识编写、加工的，而是为完成某项工作自然地构成的。对于后人来说，它是第一手的资料。因此，档案具有很大的凭证作用。

　　原始性和真实性的区别：

　　从整体上看，档案是比较可靠的历史记录，但具体到每一份文件，大多数是真实的，部分档案并非如此，主要有两种状况：

　　一是构成上不真实，是假造、伪造的档案；

　　二是档案资料失真，构成是真实的，但其资料不真实；

　　因此，我们就应辩证地看待这个问题。

　　一方面我们不能百分之百地不加鉴定、不加分析地相信档案的真实和可靠性，但也不能怀疑一切。应当看到绝大部分的档案是真实的、可靠的，有部分档案是假造的、不真实的，但这些也有保存价值，不能随意销毁、涂改。

　　档案的作用

　　档案是认识和把握事物发展规律的钥匙，档案工作是维护历史真实面貌的重要事业。档案把往复不断的现象真实地记录下来，使瞬间变成永恒，成为人们进行反复观察和研究历史现象、准确寻找事物发展规律的可靠依据。

　　档案工作是维护历史真实面貌，功在当代、利在千秋的重要事业。它与人类文明的产生、发展相伴随，并随着社会文明程度的提高和对档案利用需求的增长，越来越深入地渗透到人类活动的方方面面。 档案工作从狭义上讲，就是档案业务工作，它是档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作，是利用科学的原则和方法管理档案，为社会各项事业服务的工作。

　　档案具有特殊功能，主要是指档案有人们社会活动中具有的其他文献所不能代替的作用。它主要指档案的凭证作用和参考作用。

　　一、凭证作用：档案是历史的真凭实据，具有一定的法律效用，这一点它不同于其他文献。档案之所以具有凭证作用，是由档案形成的特点和档案本身的特点所决定的。因为，档案是自然形成的，这种形成的自然性，决定了档案记录历史情况的客观性，档案是令人信服的历史证据。从档案自身的物质体态上看，它保留了当事人的历史真迹，如亲笔手稿、印信等。有些文件还保留了当事人的声音、形象等等，这些都反映了档案是确凿的真凭实据。

　　二、参考作用：档案作为一种历史记录，不仅具有凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。这是因为档案不仅真实地记录和反映了人

　　类社会实践活动的浓度,也反映了实践活动的广度,为人们认识自然、改造自然提供了正反两方面的经验。“察往知来，视兹故帙”，对档案的参考作用作了高度的概括。档案的参考作用，其主要特点在于它的可靠性和广泛性。

　　1、档案的参考作用具有较大的可靠性。档案是原始记录，是第一手资料。历史学家称档案是“没有掺过水的史料”，它比其他资料来源可靠。档案是在社会实践活动中直接形成的，而非后人编造的，这就客观地纪录了历史情况，具有最可靠的凭证。其次，它保留着真切的历史痕迹，如有些是当事人的亲笔手稿；有的留有机关领导人或有关人员的亲笔签署或批示；许多文件盖有制发机关或个人的印信；有些材料是以照片、录音带、录像带的形式存在的，这也是档案具有凭据作用的证明。

　　2、档案参考作用具有一定的广泛性。档案是人尖在活动中形成的，人类的活动是广泛的，因而，档案也是很广泛的。其内容也是丰富的，它是各单位和个人广泛利用的资料。每个地区有档案馆，每个单位有档案室，保存着本地区、本单位各种内容的档案，人们遇有难题，都可以到档案部门参考档案，寻找答案。

　　鉴于档案的重要性，作为档案从业者，我们就要保护好、管理好档案，要依法行使自己的职责，定期接收档案，妥善保管好档案，为档案的利用创造条件，提供方便，特别是应做到以下几点：

　　1、要维护好历史的真实面貌；

　　2、要忠于和热爱档案事业；

　　3、要具备全心全意为人民服务的精神；

　　4、要有良好的保密习惯；

　　5、要树立高度的法制意识和观念。

　　同时更要解放思想、勇于改革、大胆创新，以饱满的工作热情、奋发向上的精神，为发挥档案事业的作用多做贡献。

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